Tre kommuner viser vejen
Når IT-Chef Lars Roark, Rødovre Kommune, har brug for at tage kvalificerede beslutninger vedrørende målrettede investeringer, stoler han på Performance Guard
Når efterspørgslen efter kommunale services stiger, og det kommunale budget har svært ved at følge med, er det nødvendigt at tænke utraditionelt. Det er præcis det tre kommuner i Storkøbenhavn gjorde, da de besluttede sig for at tage initiativ til et IT-fællesskab. Men selvom oprettelsen af et IT-fællesskab umiddelbart giver god mening, kan de tekniske problemer meget hurtigt blive smerteligt synlige. Det er da også baggrunden for, at de tre kommuner henvendte sig til CapaSystems for at få løst disse udfordringer. CapaSystems har været med til at sikre, at IT-fællesskabet blev i stand til at levere de vigtige offentlige tjenester i en tid, hvor efterspørgslen efter disse er konstant stigende.
Det altid åbne Elektroniske Rådhus
Bag IT-fællesskabet står en gruppe mennesker bestående af kommunale supervisorer og de respektive IT-managers fra hver af de respektive kommune. De ansvarlige er:
- Kim Niegsh, IT-Chef, Ishøj Kommune
- Lars Roark, IT-Chef, Rødovre Kommune
- Jørgen Eriksen, IT-Chef, Hvidovre Kommune
IT-fællesskabet mellem de tre kommuner blev igangsat i foråret 2002 med henblik på at sikre, at kommunerne kunne opfylde tre mål: En reduktion af de offentlige udgifter, større effektivitet og bedre service. I den første fase skulle de tre kommuner kombinere deres IT-procedurer og IT-undervisning, og for nylig tog de tre kommuner hul på en fælles optimering af deres respektive IT-systemer.
Struktur i infrastrukturen
En af de kommunale IT-afdelinger blev af CapaSystems brugt som et pilotprojekt og foregangsbillede for IT-fællesskabet. Som Lars Roark, Rødovre Kommunes IT-Chef, forklarer:
I de første år af IT-fællesskabet fokuserede vi på de hurtige indtjeninger, indtjeninger som vi kunne få via storkøbsrabatter og lignende tiltag. Ud over disse basale målepunkter vidste vi faktisk ikke helt, hvilke andre planer vi skulle have for fremtiden. Hvilke andre problemer ville vi komme til at stå ansigt til ansigt med, hvis vi fortsatte med at forsøge at levere bedre service til den lavest mulige pris? Det var umuligt ikke at have øje for kompleksiteten i infrastrukturen på den enkelte kommunes IT-installation - og det blev da også meget synligt, at denne kompleksitet ikke ville blive mindre, hvis IT-systemerne fra de tre kommuner blev kombineret. Hvis vi skulle forbedre servicen for borgerne i kommunen, var vi - set med brugernes øjne - nødt til at bibeholde den eksisterende IT-struktur. Og her kom Performance Guard ind i billedet som den perfekte løsning.
Ifølge Lars Roark kunne brugertilbagemeldingerne vedr. System Performance inddeles i to skarpt adskilte kategorier: Folk, der var utålmodige, og folk, der var ekstraordinært tålmådige (og Lars er ikke flov over at indrømme, at han tilhører den første gruppe). Det er naturligvis svært at foretage en generelt måling af ydeevnen alene ud fra subjektive input fra disse to grupper. Men på ethvert netværk giver Performance Guard et præcist billede af slutbrugerens oplevelse af svartiderne på deres respektive PC´er. Det er medvirkende til at skabe en struktur over IT-infrastrukturen, som giver IT-cheferne et mere objektivt billede af slutbrugerens oplevelse.
Åben samarbejdsmodel
Inden CapaSystems blev konsulteret, havde Rødovre Kommune prøvet andre metoder til måling og optimering af svartider, men disse metoder gav ikke det ønskede resultat. Derfor blev CapaSystems og deres samarbejdspartner, IT4U, allerede forud for igangsætningen af IT-fællesskabet mødt med specifikke krav. Den tekniske side af løsningen skulle være fuldstændig overbevisende - og for Lars Roark og hans kolleger i IT-fællesskabet, var Performance Guard meget overbevisende. Men det var lige så vigtigt, at IT4U var villig til at være en del af den åbne samarbejdsmodel, som allerede eksisterede mellem de tre kommuner.
Rødovre Kommunes brug af CapaSystems Performance Guard omfatter:
- Tæt ved 2.000 brugere, når projektet er afsluttet
- Flere end 40 seperate kontorfaciliteter, herunder kommunale administrationskontorer, plejehjem og daginstitutioner (ca. 200 kontorer, når alle tre kommuner er inkluderet)
Da vi etablerede IT-fællesskabet, havde vi allerede besluttet, at en åben samarbejdsmodel, hvor vi løbende kunne identificere og koordinere nye mål, var den eneste brugbare model for os, forklarer Lars Roark og fortsætter:
- Alternativet var at bruge en masse uproduktiv tid på hypotetiske idéer og modeller forud for etableringen af IT-fællesskabet. Selv hvis vi gjorde dette, var der stadig ingen garanti for, at vi ville være i stand til at forudse alle de nye uforudsete krav og problemer, der sandsynligvis ville opstå. Vi fremlagde vores åbne samarbejdsmodel for IT4U, og de var villige til at være en del af denne model. At kunne indgå i sådan et teamwork er noget, der kræver både tillid og engagement af alle medspillere.
Pilotprojekt giver resultater
I forbindelse med etableringen af IT-fællesskabet lavede partnerne en aftale vedrørende de generelle rammer for selve pilotprojektet - og hvis pilotprojektet gav de ønskede resultater også en efterfølgende fuld installation.
Det blev hurtigt klart, at den åbne samarbejdsmodel var det rigtige valg, da det identificerede nogle af de kritiske udfordringer. Som det første fandt de tre kommuner ud af, at det var nødvendigt at gemme data over en betydelig længere periode end Performance Guards standardperiode. Som et resultat af samarbejdet mellem kommunerne, IT4U og CapaSystems blev problemerne løst gennem en åben dialog. Denne udveksling af ideer var så produktiv, at meget af den funktionalitet, der blev anmodet om, i dag er indarbejdet i standardversionen af Performance Guard.
Næsten "Data Mining"
I august 2003, hvor pilotprojektet i Rødovre Kommune næsten var tilendebragt, kørte Performance Guard på henved 700 PC´ere på mere end 40 forskellige kontorer, herunder kommunale administrationskontorer, plejehjem og daginstitutioner. I begyndelsen af 2004 blev de to andre kommuner knyttet endnu tættere til Rødovre Kommune via et nyt kraftigt netværk, og i løbet af sommeren 2004 blev en opdateret version af Performance Guard installere på ca. 2.000 PC´er i de tre kommuner. Fremtidsplanerne går i retning af at udvide deres installation til også at omfatte IT-systemet i deres uddannelsesvæsen - svarende til yderligere 2.000 PC´er.
Brugen af Performance Guard har afstedkommet yderligere fordele for de tre berørte parter. Ud over at indsamle og rapportere svartiderne på brugernes PC´er, har Performance Guard også medvirket til at skabe den Server-konfiguration, der skal til, for at det fungerer sammen med resten af systemet. IT-chefer og -teknikere har efterhånden udviklet den tankegang, der bringer dem ud over Performance Guards generelle brugergrænseflade og giver dem mulighed for at foretage deres egne undersøgelser og fortolkninger af de indsamlede data fra systemet.
Lars Roark er imponeret over, hvor robust teamets SQL-database er, hvor let det er at indsamle data på nye måder:
- Vi har mulighed for at stille mange flere spørgsmål, end vi egentlig havde forestillet os, da det almindelige brugerinterface blev udviklet. Og fordi systemet er så godt designet, kan vi næsten udføre Data Mining på de indsamlede data. Er der en situation, hvor vi har brug for mere klarhed, laver vi blot en inquiry. Og hvis der er noget i installationen, der skal forbedres, laver vi forbedringerne inden, IT-brugere har bemærket, at der er et problem.
Lars Roark anser Performance Guard som værende det værktøj, han benytter, når han skal tage kvalificerede beslutninger vedrørende målrettede investeringer, der kan føre til bedre service indenfor specifikke områder. I denne henseende er Performance Guard også værdifuld i bestræbelserne på at holde udgifterne under kontrol.
Takket være Performance Guard sikrer Lars Roark og hans to kolleger, at næsten 100.000 indbyggere fra de tre kommuner oplevere en støt stigning i kvaliteten af den service, de modtager.
Fakta om CapaSystems A/S
I oktober 2008 blev prisbelønnede Performance Guard en del af CapaSystems. CapaSystems har i mere end 10 år udviklet og leveret Windows Management-løsninger til styring af Windows-baserede klienter. Derfor er CapaSystems specialiseret i at skabe bedre overblik, lavere omkostninger, gladere medarbejdere og større resultater hos virksomheder i både ind- og udland.
