Skygge-IT er ikke et ukendt fænomen. Det sker nemlig rigtig mange steder rundt omkring på de danske arbejdspladser. Faktisk vurderede Version2 i 2017 at 9 ud af 10 cloud-services kører uden om IT-afdelingen. Du skal altså ikke føle dig alene i verden med dit Skygge-IT-problem. Dog skal du vide, hvad skygge-it er, og hvad du gør, når du oplever det.

Stop lige en halv. Skygge-hvad-for-noget?

Skygge-IT er it, som kører i krogene, som ikke er styret af firmaets IT-afdeling. Det betyder ikke nødvendigvis, at it-afdelingen er langsom eller uduelig, men måske bare for stor eller slet ikke bliver holdt inde i loopet af brugerne, der begynder at bruge it-løsninger, som ikke er autoriseret af dit firma. Der er en række eksempler på Skygge-IT:

Måske har virksomheden truffet en beslutning om at gøre brug af Salesforce, men så er der pludselig en sælger, der begynder at bruge noget andet for at have nogle af sine kunder for sig selv.

Man kan også have en politik fra IT-afdelingen om, at man bruger OneDrive – og så skal folk jo ikke bruge Google Drive eller Dropbox.

Et andet eksempel er, at al kommunikation skal ligge på Skype og alligevel taler medarbejderne med hinanden internt på Slack. Så der er altså tale om programmer eller f.eks. apps, hvor ansvaret for driften ikke ligger hos IT-afdelingen.

Hvordan finder jeg ud af, om mine ansatte bruger Skygge-IT?

Først og fremmest bør du spørge dine ansatte om, hvilke programmer de bruger. Tilbyd dem frit lejde og snak om de ”ulovlige” programmer. Så bliver der også lagt op til en snak om Skygge-IT, og hvordan lige præcis din virksomhed skal tackle det.

Hos CapaSystems udvikler vi blandt andet softwareløsningen PerformanceGuard, hvis primære formål er at indsamle og analysere data om dit IT-systems ydeevne. Som sidegevindst kan du som IT-chef også få tilsendt en mail, hver gang en af jeres maskiner tilgår programmer og online apps, som de ikke skal.

Formentlig indsamles der i højere eller mindre grad data om alle virksomhedens maskiner. Derfor kan IT-afdelingen også se, hvilke programmer og apps maskinerne tilgår. Dataanalysen er en stor hjælp i at opspore Skygge-IT, og indsigterne kan bruges som katalysator til at genoverveje, om I har de rette IT-løsninger.

Hvordan straffer jeg Skygge-IT?

Måske skal du rent faktisk ikke straffe det. Det er nemlig vigtigt, at IT-afdelingen lærer af Skygge-IT’en i stedet for blot at straffe de personer, der gør brug af den.

”Du skal ikke nødvendigvis kæmpe imod brugen af Skygge-IT i din virksomhed. Du skal nærmere gå ind til det med et åbent hjerte,” råder Steen Teudt, Product Manager på PerformanceGuard hos CapaSystems, og forklarer:

”Skygge-IT optræder jo, fordi der er et behov. Der er ikke nogen, der bruger Skygge-IT, for at være mindre effektive. Man skal tage det som et wake-up call for IT-afdelingen, ellers tænder folk for en VPN og gør det på den måde.”

Det handler om, at medarbejderne ikke føler, at de bliver lyttet til og derfor anvender de Skygge-IT. Tager vi endnu engang fat i kommunikationseksemplet, handler det måske om, at Slack både kan anvendes internt i en gruppe og til at kontakte personer uden for virksomheden. Måske skal man sadle om fra Skype og tage al kommunikation på Slack for fremtiden.

Det er oftest Cloud-løsninger, der er udfordringer med. Folk benytter sig af Google Drive i stedet for OneDrive eller noget tredje, så lyt til medarbejderne og find ud af, hvorfor Google Drive bliver benyttet i stedet for OneDrive.

Selvom ordet Skygge-IT måske kan lyde skræmmende, er det vigtigt at se det som et udtryk for, at dine medarbejdere gerne vil være effektive i deres arbejde, men ikke har muligheden med de eksisterende systemer. Med viden om dine medarbejderes brug af Skygge-IT får du derfor en indsigt i, hvordan de arbejder – noget som du kan bruge til at udvikle jeres godkendte IT-systemer fremadrettet.