Change Management: Inden vi tager hul på sagerne, så kommer der lige en hurtig disclaimer: Dette indlæg er ikke et hardcore Change Management-indlæg, hvor vi gennemgår procedurer op og processer ned.

Nej, dette indlæg er til dig, som vil stifte bekendtskab med forandringsledelse og Change Management af IT-projekter, måske fordi du ønsker, at jeres egne projekter bliver bedre modtaget i fremtiden, end de har været hidtil.

Indlægget er til dig, der ved, at successen af et IT-projekt skal måles i slutbrugernes reaktion, men som er i tvivl om, hvordan du kan bidrage til successen med gode Change Management-processer.

Hvad er IT Change Management?

Desværre er det sjældent de tekniske kravspecifikationer, der er problemet, når man vil implementere ændringer på virksomhedens IT-platform.

”Desværre” fordi man ofte kan finde en løsning på sådanne udfordringer relativt nemt. Ofte kan man programmere sig ud af problemet eller måske ændre lidt i IT-infrastrukturen, så det nye system kører glat.

Nej, det er ikke det tekniske, der er problemet. Det er brugerne.

Brugerne, der vil have tingene, som de plejer. Som ikke vil bruge tid og kræfter på at sætte sig ind i et nyt program, og som ikke orker at ændre sine vaner. Langt de fleste mennesker bryder sig nemlig slet ikke om ændringer, når det kommer til stykket.

Change Management handler ikke om projektstyring

IT Change Management (eller forandringsledelse, som det også kaldes) handler altså hverken om projektledelse, Scrum-metoder eller Kanban-boards.

Faktisk kan det nærmest siges at handle om det modsatte: om at få brugerne til at købe ind på de planlagte systemændringer og om at give brugerne en opfattelse af, at projektet er styret og kørt professionelt.

Ganske enkelt handler Change Management af IT-projekter altså om at sørge for, at projektet bliver en succes, når først det er implementeret. Der er tale om en formaliseret proces, hvor man tager slutbrugerne i ed for at skabe accept og måske ligefrem få de involverede slutbrugere til at endorse projektet over for kolleger og andre interessenter.

Hvis dette scenarie skal blive til virkelighed, skal Change Management-arbejdet dog begynde længe før, du er klar til trykke på den store røde ”implementér”-knap. Ja, faktisk starter arbejdet allerede sammen med de indledende sparkeøvelser, og længe inden det første stykke kode skrives.

Hvornår er Change Management nødvendigt?

Man kunne let forfalde til at tro, at den formaliserede styring af interessenter kun giver mening, når der er tale om større projekter, men det er faktisk ikke rigtigt.

Tænk på det på denne måde: Du tager ikke kun dine naboer i ed, hvis du vil opføre et 16 etagers boligbyggeri. De skal også høres, hvis du vil bygge en ny carport, ja, eller blot sætte et lille læhegn op i skellet. Men hvorfor? Fordi naboernes hverdag påvirkes af dine planer.

På samme måde gælder det med forandringsledelse af IT-projekter. Her handler det også mere om, hvorvidt du påvirker dine kolleger eller kunders daglige arbejdsgang, end om hvor stort projektet er.

LÆS OGSÅ: Kære IT-Chef. Er du klar? Vh. Fremtiden

Stor virksomhed, lille virksomhed – processen er den samme

Selvfølgelig er der forskel på, om din virksomhed har 500 ansatte eller 30, men faktisk er forskellen ikke så stor, som man skulle tro. I begge tilfælde handler det nemlig om, at du skal undgå at irritere dine kolleger unødigt, og at du for alt i verden skal undgå, at projektet bliver et, som alle elsker at hade.

Spiralen af dårlig omtale, som kan opstå ved kaffeautomaten, skal undviges, og i virkeligheden er der kun ét middel til at standse negativiteten: at brugerne involveres tidligt i forandringsprocessen.

Hvornår og hvordan skal brugerne involveres?

Det korte svar er så tidligt som muligt, og det spiller faktisk ingen rolle, om brugerne er kolleger, eller om der er tale om kunder.

I større virksomheder vil løsningen typisk være, at man involverer såkaldte applikationsansvarlige personer. Det kan være personer, som har ansvaret for jeres SAP-løsning eller for, at Office-pakken kører uden problemer.

Ved at sætte de applikationsansvarlige i tale allerede helt fra begyndelsen af projektet, sikrer I, at en række kernemedarbejdere føler sig hørt, og med lidt held vil disse medarbejdere blive projektambassadører, når de kommer ud i virksomheden.

På samme måde vil de applikationsansvarlige kunne agere talerør for slutbrugerne, både fordi de ofte selv er slutbrugere, og fordi de er i daglig kontakt med dine øvrige kolleger omkring netop deres applikation.

Input fra brugerne giver bedre løsninger

Hvis du forstår at involvere de applikationsansvarlige medarbejdere på rette vis – og rent faktisk lytte og justere IT-projektet ud fra deres input – opnår du to ting:

  1. Du undgår den onde spiral af negativ omtale om projektet
  2. Du kan rette børnefejl og integrationsproblemer, så udrulningen af de nye systemer forløber gnidningsfrit og med minimal gene for slutbrugerens daglige arbejde.

Naturligvis er en god Change Management ikke noget vidundermiddel, der fjerner alle problemer, som var det dug for solen. Med god forberedelse kan du måske have taget hånd om 80 procent af de problemer, som en IT-udrulning kan medføre.

Når størstedelen af problemerne er af vejen, resulterer det i, at du har langt flere ressourcer til at løse de sidste 20 procent, der måtte komme sidenhen.

Hvor meget skal vi informere?

Som du sikkert har regnet ud, så handler en stor del af et godt Change Management-flow om, at du informerer til og kommunikerer med dine brugere, inden du trækker en systemopdatering ned over ørerne på dem.

Selv simple opdateringerne af Office-pakken kan betyde timer – hvis ikke ugers – ekstra arbejde for eksempelvis en økonomimedarbejder, der har hele sin afrapportering hængt op på nøje tilpassede makroer. Hvis makroerne pludselig ikke kan køre, betyder det måske brudte deadlines, overarbejde og i det hele taget stress for hele økonomiafdelingen.

Hovedreglen er derfor: Hellere for meget information end for lidt.

Sørg for at være i god tid, når du informerer slutbrugerne om forestående opdateringer. Forklar dem, hvad opdateringerne vil betyde for netop dem, og hvorfor de er vigtige.

Hvis dine brugere har en god forståelse af, hvorfor en systemopdatering er vigtig, så har de også meget nemmere ved at være tålmodige over for de eventuelle problemer, der kan opstå.

Giv brugerne selvbestemmelse

Et andet godt trick i bogen er at lade det være op til brugerne selv at vælge, hvornår de vil gennemføre opdateringen.

Hvis en ingeniør har brug for at køre en række beregninger, som måske tager tre dage, så er det rigtig smart for hende at kunne udsætte opdateringerne til efter, beregningerne er færdige. Ellers risikerer hun at skulle forklare forsinkelsen over for en utålmodig kunde.

Når brugerne selv får indflydelse på, hvornår de vil foretage en opdatering, giver det dem samtidig en følelse af selvkontrol. De får et valg og bliver dermed ikke umyndiggjort i forhold til, hvordan de strukturerer og planlægger deres tid. Vi har sikkert alle mærket irritationen, når man tænder computeren for at stille op til en præsentation, og så pling! er der 30 minutters opdatering, som lige skal gennemføres. Tal om en dårlig start på dagen!

Alt i alt handler Change Management i IT-processer altså om, at holde sig på god fod med de brugere, som skal leve med ændringen efterfølgende. Involvér dem tidligt og lyt til deres input. Og informér alle de medarbejdere, som ikke sidder med ved projektbordet, så tidligt og så meget du kan, så de hele tiden har mulighed for at tilrettelægge deres tid efter opdateringerne. Kun på den måde undgår du de allerstørste IT-projektfejl.


Download gratis whitepaper om slutbrugersimulering

Download gratis whitepaper om slutbrugersimulering

 

"Løs hastighedsproblemer med slutbrugersimulering"

 

En nylig undersøgelse viste, at danske ansatte i gennemsnit spilder 144 timer på langsomme computere om året. For en virksomhed på 500 ansatte betyder det hundredtusindvis af kroner.

I dette whitepaper lærer du, hvordan du minimerer ventetid ved at holde jeres IT-leverandører fast på deres serviceaftaler.

 

 

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper

 

"I den digitale tidsalder er medarbejderne (også) den reelle succesfaktor"

 

I den digitale tidsalder planlægger medarbejderne deres karriere med udgangspunkt i de konstant skiftende muligheder, der præsenteres for dem.

Derfor er konkurrenceevnen vigtigere for virksomheder end nogensinde før - det er nødvendigt at præsentere virksomheden så attraktiv som muligt - både for eksisterende såvel som for fremtidige medarbejdere.

 

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper

 

"Sådan vælger du den rigtige softwareleverandør"

 

Leverandører er der nok af, og de ringer i tide og utide for at præsentere deres løsninger.

CapaSystems har lavet en hurtig guide med helt konkrete råd til, hvad I skal være opmærksomme på, når I overvejer at skifte softwareleverandør eller ønsker at integrere et nyt system i jeres organisation.

 

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper om IT-chefens rolle i nutidens virksomhed

Download gratis whitepaper om IT-chefens rolle i nutidens virksomhed

 

"CIO som forretningsudvikler"

 

Det er afgørende for virksomhedens CIO at være i stand til at udpege, vælge og evaluere de IT-services, der giver maksimal indsigt, øger vækst og produktivitet. Det kræver værktøjer, der giver opdateret og operationel indsigt i tjenesternes funktionalitet og stabilitet.

 

 

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

medarbejdertilfredshed

Download gratis whitepaper


Mix af personlige og forretningsmæssige applikationer på et og samme IT-device kan give IT-afdelingerne sikkerhedsmæssige grå hår.

 

Tilmeld dig nu og få stillet læselysten. 

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper

 

"Analysér infrastrukturen og brug tiden effektivt"

 

Performanceproblemer og lange login-tider kan meget let få negativ indflydelse på virksomhedens eller organisationens bundlinje - og det kan være svært at identificere årsagen til problemerne med traditionelle løsningsmodeller.

End-user performance analytics giver imidlertid et samlet overblik, som favner hele infrastrukturen – lige fra slutbruger til netværk og serverapplikationer. Det giver et præcist, faktabaseret grundlag for at afhjælpe aktuelle problemer og for at tage fremtidige problemer i opløbet.

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv lidt klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper

Download gratis whitepaper

 

"Bring Your Own Device giver søvnløse nætter"

 

Mix af personlige og forretningsmæssige applikationer på et og samme IT-device kan give IT-afdelingerne sikkerhedsmæssige grå hår.

Ingen tvivl om, at det er smidigt og omkostningsbesparende for både bruger og arbejdsgiver. Men hvad med virksomhedens sikkerhed i dette univers af personlige og business apps, som Bring Your Own Device-kultur (BYOD) bidrager med?

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv lidt klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper om Skygge-IT

 

"Få Skygge-IT ud i lyset"

 

Det giver udfordringer, når medarbejdere og forretningsdivisioner køber teknologi og IT-services uden om

IT–afdelingen. Man mister let overblik over økonomi,

aftaler og placering af centrale informationer – og placeres ansvaret for support ikke hensigtsmæssigt fra dag ét, kan man let opleve såvel driftsforstyrrelser som interne

gnidninger, når IT–afdelingen tvinges til at tage ansvar

for systemer, afdelingen ikke har andel i.

 

 

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper

 

"Fra drift til strategi"

 

I kender det uden tvivl og slås sikker med det dagligt - ønsket om at øge automatiseringen i hele virksomheden, så konkurrenceevnen stiger samtidig med at brugertilfredsheden højnes. Der er tale om en virkelig svær balancegang, som kun de færreste lykkes med.

 

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.

Download gratis whitepaper

 

"3 trin til at sikre virksomheden mod datatyveri"

 

Man siger, at en kæde ikke er stærkere end det svageste led. Derfor skal jeres svageste led i it-systemer være godt sikret. Vi giver her vores bud på tre ting, der kan sikre jeres it-infrastruktur.

 

Download CapaSystems whitepaper og bliv klogere på dette område.

Tak for din tilmelding. Du vil modtage et link til vores gratis Whitepaper i din indbakke.